A alma de uma empresa pode ser chamada de backoffice, pelo fato desse setor ser basicamente a “retaguarda” do negócio, pois realiza atividades indiretas.
No entanto, o fato de não exercer tarefas do core business não diminui sua importância. Pelo contrário, por ser fundamental ao negócio, é preciso conquistar máxima eficiência nesta área.
É neste contexto que a automatização do backoffice aparece. Vem entender esses conceitos com a gente!
O que é backoffice?
Você sabe o que significa a sigla BKO? É a sigla para backoffice, área responsável pelo suporte da organização.
Esse setor realiza tarefas que não estão na linha de frente. Ainda assim, é indispensável, pois garante a continuidade das operações.
E quais são as funções de um backoffice? O que faz o setor de backoffice? Ele realiza tarefas administrativas e financeiras, resolvendo problemas rotineiros do negócio.
Integram o setor qualquer departamento de suporte a outras áreas, como finanças, RH, TI, contabilidade etc.
Em um estabelecimento comercial, apenas os colaboradores que não atuam nas vendas estão fora deste setor.
Qual é a importância do backoffice para uma empresa?
O backoffice é toda a parte operacional de uma empresa. Sem ele, não existe negócio. O cliente não percebe o backoffice, o que faz, mas sente as melhorias de uma boa gestão deste setor.
Imagine um m-commerce de roupas. Você depende diretamente dos vendedores (o front-office). Mas se não existir um setor de compras, pode faltar produto no estoque. Se não existir contador e advogado, seu negócio pode estar na ilegalidade.
Deste exemplo, é possível entender a importância do backoffice para uma empresa: garantir que o negócio funcione em sintonia.
Este setor estabelece rotinas padronizadas para garantir um bom controle desses processos administrativos e financeiros. Para tanto, precisa do auxílio da tecnologia.
A automatização do setor de backoffice
Quantas vezes você cometeu um erro na gestão empresarial por lidar com processos manuais? Certamente, ao menos uma vez.
A área de backoffice tem suma importância em qualquer negócio. É preciso, portanto, reduzir ao máximo as chances de erros neste setor. Por isso, a automatização da gestão interna aparece como a melhor solução.
A automação de processos financeiros com soluções inteligentes pode diminuir custos e dar origem a vantagens competitivas.
O uso de um CRM (sistema de relacionamento com clientes) qualifica a relação, contribuindo para prospecção e fidelização.
Um software de gestão empresarial (ERP) integra os setores e assegura a tomada de decisões fundamentadas.
Automatizar o setor de backoffice é ter tudo isso em um conjunto harmonizado.
Como funciona um sistema de backoffice?
Um sistema de backoffice é responsável por integrar os processos internos dos diversos setores empresariais.
A melhor forma de explicar seu funcionamento é com um exemplo prático. Imagine uma venda na sua loja física de roupas.
Quando o negócio é fechado com o cliente, o setor financeiro é automaticamente acionado para a cobrança. Ao mesmo tempo, ocorre a separação da peça escolhida, e, se necessário, a área de compras solicita a reposição do item.
O cliente fica satisfeito com a experiência, enquanto as equipes internas se mantêm produtivas e organizadas.
Por que investir na automatização do backoffice?
Ter uma área de backoffice automatizada traz muitos benefícios para uma empresa. A automatização auxilia na otimização de processos básicos, na integração de setores e é fundamental para construir uma boa relação com o consumidor.
Com uma gestão de backoffice automatizada, é possível diminuir as falhas e os gargalos. Seja qual for o ramo de atuação e o tamanho da organização, os erros serão reduzidos.
Confira alguns motivos para investir na automatização da área de backoffice.
Otimização de processos
Emissão de notas fiscais, gestão documental, ordens de serviços, pedidos de vendas. Todos esses processos internos são tarefas comuns do setor administrativo e financeiro que podem demandar bastante tempo.
Além de tempo, há muitas pessoas envolvidas, o que pode ocasionar ruídos e gargalos. Mas com a automatização do backoffice, é possível otimizar os processos internos.
O envio de documentos poderá ser feito sem interferências e em conformidade com normas internas e externas. O uso de papel será descartado, eliminando também a duplicação de informações. O fluxo de trabalho será mais rápido.
Esses são alguns exemplos de como a automatização simplifica os processos burocráticos empresariais.
Reduz ruídos
Seguindo a ideia da otimização de processos internos, a automatização também reduz ruídos no fluxo de trabalho.
Os erros e as falhas humanas ocorrem por vários motivos em uma empresa, desde sobrecarga de atividade até perda de concentração.
Em tarefas repetitivas e manuais, é fácil se distrair, causando mais erros e desperdício de tempo e dinheiro.
Quando ocorre a automatização do backoffice, a tecnologia vem para se aliar ao trabalho das pessoas.
Coleta de dados, análise e revisão podem ser realizados por sistemas tecnológicos, por exemplo. Isso evita erros básicos e, consequentemente, aumenta a qualidade da entrega.
Mais eficiência
As atividades do backoffice geram custos diretos e indiretos à organização. Ao automatizar essas atividades, os profissionais se tornam mais produtivos e se dedicam a tarefas mais estratégicas.
Como acabamos de apontar, há também redução de ruídos e erros. Em outras palavras, é possível realizar mais com menos, e os processos se tornam mais eficientes.
Integração de setores
Você nota certa dificuldade em integrar setores em sua empresa? A transformação digital e a automatização de backoffice também atuam na integração de departamentos.
Isso porque a tecnologia traz mais visibilidade para todos, com centralização de informação e padronização de processos.
Para a gestão de backoffice, a automatização significa ter uma visão 360º da empresa, com mais fundamentação na tomada de decisão.
Conclusão
Um negócio bem sucedido depende de um backoffice bem organizado e eficiente. Isso é conquistado com o auxílio da tecnologia, que integra os setores e otimiza os processos internos.
Com boas soluções tecnológicas, administrativas e financeiras, sua empresa pode ir longe!
